Certaines entreprises font face au retard de paiement des factures de la part de certains de leurs clients. Plusieurs raisons expliquent ce retard et il est conseillé de régler le problème tout en gardant une bonne relation avec la clientèle. Pour cela, les entreprises adoptent des méthodes de paiement parmi lesquelles figure la procédure de relance client. Découvrez ici les différentes étapes de la relance d’un client.

Relancez plutôt le client

Les entreprises disposent de plusieurs méthodes pour demander à un client de se mettre à jour par rapport à ses factures. Plus la relance facture impayée est faite, plus le client sera en mesure de vite régler ses dettes. Pour une entreprise, retenez que la première relance doit être faite quelques jours après la date d’échéance de la facture.

Pour avoir toutes les chances de votre côté, il est conseillé d’envoyer un message avant le délai de paiement. Ainsi, le client concerné est informé à l’avance de la situation. Il faut noter que ce message est juste un rappel de la date. Vous ne devez pas lui rappeler dans ce mail qu’il vous doit de l’argent. Cela est beaucoup plus agréable que de lui mettre la pression avant la date de paiement. Vous risquez par la même occasion de détériorer les relations entre vous. Enfin, avec une notification à l’avance, l’entreprise permet au client de régler ses factures à l’avance.

Optez pour un message graduel

Les entreprises qui relancent un client en retard de paiement sont souvent obligées de le faire plusieurs fois. Dans ce cas, la meilleure solution pour atteindre son objectif est d’utiliser un ton pacifique dans son message. Pour y arriver, certains mettent en place un plan de relance qui suit une logique.

De même, certains clients oublient la date d’échéance de leurs factures. Il est recommandé dans ce cas de leur rappeler de façon aimable la date de paiement. En revanche, si vous adoptez des méthodes plus souples et que le client ne change pas d’attitude, vous pouvez durcir le ton.

Adoptez une approche multicanale

Le ton du message de relance évolue en fonction des méthodes de relance utilisées pour entrer en contact avec le client. Par conséquent, vous pouvez utiliser des mails pour les premières relances. Cela permet à l’entreprise de ne pas être trop formelle avant la date de paiement. Toutefois, si le client excède la date de paiement, vous pouvez le contacter par téléphone.

Cette prise de contact permet à l’entreprise d’avoir directement le client au téléphone et de lui exposer la situation. Il peut aussi lui rappeler les mails envoyés sans succès. De même, cette méthode de relance de client permet d’avoir une idée précise sur la situation financière du client.

Enfin, il est également possible d’envoyer à votre client un courrier recommandé ou simple dans le but de lui notifier les factures impayées. Cette méthode de communication est conseillée en dernier recours, car elle est beaucoup plus formelle que les autres. Après ce moyen de communication, vous pouvez entamer une procédure de recouvrement judiciaire, si vous n’avez pas de résultats.

Personnalisez vos messages

Pour que l’approche multicanale et la gradation du ton lors des relances fonctionnent, il est primordial de personnaliser la prise de contact. Cela est beaucoup plus agréable qu’un message impersonnel. De plus, cela présente un certain nombre d’avantages. En effet, chaque client a une préférence en matière de communication. Certains ne sont plus disponibles à répondre aux relances par mail qu’au téléphone. Ainsi, il est recommandé de personnaliser non seulement votre approche, mais aussi le message de relance.

Que faire en cas d’échec de relance ?

Souvent, le client ne règle toujours pas sa facture, malgré les multiples relances de l’entreprise. Dans cette situation, l’entreprise a le droit d’envoyer une mise en demeure via un courrier recommandé avec accusé de réception. Celui-ci mentionne au client concerné combien de temps, il lui reste pour payer ses factures impayées. Si le client ne réagit toujours pas, l’entreprise pourra le traduire en justice. Certaines entreprises prennent des dispositions plus radicales en faisant appel à un conseil juridique.

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