Le non-paiement des factures est une situation à laquelle font face toutes les entreprises. Il s’agit d’une problématique qui impacte négativement les finances de la société et entrave son développement. Dans ces conditions, la seule solution pour recouvrer ces paiements est la relance. Comment mettre en place un plan de relance pour le recouvrement des factures impayées ? Ce document vous explique tout.

Définir le délai pour commencer par relancer

Pour une relance facture impayée, il faut nécessairement que vous définissiez le délai de paiement à laquelle la facture vient à échéance. En effet, avant que le client ne procède au paiement de votre facture, il dispose d’un délai d’au moins un mois pour son traitement. C’est une durée de paiement qui est souvent inscrite dans les clauses du contrat de prestation. Ainsi, le tout ne suffit pas de bousculer le client, mais de respecter les clauses et d’attendre que le client dépasse l’échéance avant de commencer par le relancer.

Cependant, pour un recouvrement efficace, vous pouvez faire des pré-relances. Il s’agit de mettre en place une procédure selon laquelle vous définissez une durée avant la date d’échéance pour contacter le client et réclamer subtilement vos sous. C’est une stratégie pour rappeler la date d’échéance au client et l’inciter à vite traiter votre facture.

Utilisation d’un outil de recouvrement

Il s’agit de faire l’automatisation des relances de facture avec l’aide d’un logiciel de recouvrement. Une fois que vous maîtrisez les échéances de vos factures impayées, il suffit de paramétrer votre logiciel. Ce dernier va se charger de la gestion des relances et de vous rappeler à chaque fois, les dates d’échéances pour que vous procédiez à la relance pour l’encaissement de vos créances.

Les différentes formes de relance

Il existe principalement deux types de relance, à savoir la relance à l’amiable (appel téléphonique, envoi de mail et envoi d’une lettre de relance) et le recouvrement devant les juridictions. Votre plan doit contenir ces deux types de relance même s’il est conseillé de privilégier la relance à l’amiable pour préserver les relations avec le client.

La relance par appel téléphonique

Il s’agit d’appeler le créancier pour lui rappeler que la date à laquelle il doit payer la facture est passée et qu’il faut qu’il pense au paiement dans les meilleurs délais. Cette forme de relance vous permet également de savoir les raisons du retard du paiement. Ainsi, si l’entreprise a une part de responsabilité dans cet état de choses, vous pourrez rattraper le tir.

La relance par mail

La relance par mail consiste à envoyer un mail à vos créanciers pour réclamer le paiement de vos factures impayées. Il s’agit de la méthode de recouvrement à utiliser comme deuxième relance lorsqu’après l’appel téléphonique le paiement n’est toujours pas effectué. Pour atteindre son objectif avec l’envoi de mail, il est conseillé de l’envoyer trois jours après l’appel. Il faudra aussi mettre, si possible, tous les responsables en copie du mail.

Envoyer une lettre de relance

Le courrier recommandé est la forme de recouvrement à utiliser pour la troisième relance. Cette méthode est indiquée si, après les deux premières citées ci-dessus, le client ne se manifeste toujours pas pour le paiement. Un peu plus formelle, la lettre de relance doit contenir :

  • le numéro et la date de la facture impayée,
  • le montant de la facture,
  • l’objet de la facture,
  • la date d’échéance de la créance,
  • la facture en pièce jointe.

Vous devez spécifier dans votre courrier que la facture doit être payée dans les meilleurs délais. Cette lettre peut être envoyée une semaine après l’envoi du mail de relance sans un retour favorable.

Enfin, si après ces trois formes de relance, le client ne réagit pas, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure afin d’engager une procédure judiciaire pour le recouvrement de vos créances.

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